‘Waarom moet dat van een designmerk zijn?’ Het verhaal achter de kosten van meubilair op de EUR

“In deze ruimte waren de meubels dan weer niet zo duur”, grapt iemand terwijl we een volledig lege achterkamer inlopen in het kantoor van de Universiteitsraad. Hans van den Berg, voorzitter van de Universiteitsraad, grinnikt. Verschillende (voormalig-) raadsleden zijn ontevreden over de kosten van meubilair op de campus, zo ook hier in hun eigen kantoor. “Toen ik de rekening van de inrichting hoorde, schrok ik wel even. Dat moet beter kunnen”, zegt raadslid Florian Wijker. Op mijn weg naar buiten valt mijn blik op de kleerhangers aan de kapstok, deze blijken van het Deense designmerk HAY te zijn. “Nog zoiets”, zegt Wijker. “Waarom moet dat nou weer van een designmerk zijn?”

Betaalt de EUR echt te veel voor meubilair? Hoe kiest de EUR bij welke merken zij inkoopt? EM zocht het uit.

- Advertentie -

Medewerkers kunnen twee soorten meubilair bestellen op de universiteit, ‘standaard’ en ‘overig’. De standaardmeubels hebben een marktconforme, gunstige prijs. Het overig meubilair bestaat uit duurdere producten van luxere merken, zo blijkt uit een offerte en uit reacties van leverancier Ahrend en de EUR. Aangezien bepaalde producten geen standaard-variant hebben en Ahrend de enige leverancier is1, hebben werknemers soms geen andere optie dan om de luxere ‘overige meubels’ te bestellen. Hierbij is het voor de werknemer niet altijd duidelijk op basis waarvan de keuze voor een specifiek product is gemaakt.

Als er een kantoor op de campus wordt ingericht kan de EUR niet zomaar even langs de IKEA. Europese wetgeving bepaalt dat publieke instellingen zoals universiteiten aankopen boven een bepaald bedrag via een Europese aanbesteding moeten doen. Zo’n aanbesteding is een soort wedstrijd: de winnaar – het bedrijf dat het best voldoet aan de gestelde eisen – mag de opdracht uitvoeren, en niemand anders. Meubelgigant Ahrend is deze winnaar bij de EUR en heeft daarmee het alleenrecht op de levering van meubilair.

Volgens de universiteit is daar bij de aanbesteding voor gekozen omdat met meerdere, concurrerende leveranciers elke bestelling veel ingewikkelder wordt. “Dit zou extra organisatiekosten met zich meebrengen en extra lasten voor meerdere marktpartijen. Hetgeen de EUR met de huidige aanpak beperkt”, aldus de woordvoerder van de EUR. Als een ruimte op de campus nieuwe meubels nodig heeft, moet een medewerker van de desbetreffende afdeling deze bij Ahrend bestellen. Hoe kan het dan dat er kleerhangers van HAY (dat geen deel is van Ahrend) aan de kapstok hangen?

Een groot deel van het meubilair op de campus wordt door Ahrend zelf gemaakt. Dit wordt het ‘standaardmeubilair’ genoemd. Het gaat om veelgebruikte praktische meubels zoals bureaus en ladekasten. Echter, niet al het meubilair komt uit de eigen collectie van Ahrend. Accessoires zoals vloerkleden, bijzettafeltjes en ook de eerdergenoemde kleerhangers behoren tot tweede categorie: het ‘overige meubilair’. Deze producten worden niet door Ahrend zelf gemaakt maar ingekocht bij externe merken (waaronder ook HAY). De EUR heeft bij de aanbesteding in 2018 gespecificeerd welke merken dit moeten zijn. Ahrend levert ze voor een gereduceerd tarief aan de universiteit.

Welke prijs betaalt de EUR? Als het gaat om het standaardmeubilair is deze vraag eenvoudig te beantwoorden. Op het intranet van de universiteit kunnen werknemers namelijk het volledige prijzenoverzicht van de meubels inzien. Deze prijzen zijn zeer vergelijkbaar met die van andere universiteiten en met consumentenmerken. Bepaalde producten worden zelfs goedkoper geleverd door Ahrend dan door bijvoorbeeld de IKEA.

Voor het overig meubilair blijkt het moeilijker om te bepalen wat de kosten zijn. Een prijzenoverzicht zoals bij het ‘standaard meubilair’ bestaat niet. Een volledige prijsvergelijking met consumentenmerken of andere universiteiten is dus onmogelijk. Werknemers van de EUR komen de prijs van deze overige meubels alleen te weten door een offerte aan te vragen bij Ahrend. Uit zo’n offerte, die door een raadslid met EM werd gedeeld, komt echter wel een duidelijk beeld naar voren.

De raad had geschikte producten uitgezocht in de IKEA-catalogus met de vraag of Ahrend een offerte kon opstellen met vergelijkbare producten van hun externe merken: voor een vloerkleed betaalt de EUR 392 euro, een vergelijkbaar IKEA-kleed kost 179 euro. Voor een kussen betaalt de universiteit 62 euro, een vergelijkbaar IKEA-kussen kost 10 euro. Voor de kleerhangers van het merk HAY betaalt de universiteit 5,70 per stuk (vergelijkbare luxe hangers van de Hema kosten een consument 1,66 per stuk). De prijzen uit de categorie ‘overig’ lijken dus een stuk hoger te liggen dan die van consumentenmerken.

Volgens een woordvoerder van de universiteit is het prijsverschil ‘niet verwonderlijk’. “Als medewerkers graag meubilair willen dat meer biedt dan het standaardaanbod, bijvoorbeeld vanwege esthetiek of design, dan biedt Ahrend dit aan via de inkoop van externe merken. Omdat deze producten dus meer bieden dan het standaardmeubilair, is het niet verwonderlijk dat de prijzen hoger liggen. Ik wil benadrukken dat een medewerker ook altijd de keuze heeft voor het standaardassortiment waarvan de prijzen wel vergelijkbaar zijn met IKEA.” Medewerkers hebben in het geval van bijvoorbeeld het kussentje niet de keuze uit het standaard assortiment, alleen het overige assortiment. “Wat er wel of niet in het standaardassortiment staat wordt bepaald op basis van de input die voor de aanbesteding wordt geleverd door medewerkers van de EUR”, laat de woordvoerder weten.

Uit het overzicht van standaardproducten blijkt dat veel producten helemaal geen standaard-variant hebben. Het standaardmeubilair bestaat uit een beperkt aantal essentiële meubels zoals bureaus en ladekasten. Volgens een medewerker kunnen kleerhangers of kussens bijvoorbeeld alleen besteld worden bij een extern merk van Ahrend.

Welke externe merken koopt de EUR dan in via Ahrend? De universiteit geeft aan dat de contractmanagers binnen de EUR weten welke merken dit zijn, maar dat deze informatie ’vertrouwelijk en commercieel gevoelig’ is en dus niet openbaar gemaakt mag worden.

Ook werknemers die via Ahrend producten bestellen, weten niet om welke merken dit gaat. Een raadslid: “Als er in de offerte een kussen van 62 euro van een designmerk staat, weet je als besteller dus niet waarom de keuze op dat specifieke kussentje gevallen is. Was het de goedkoopste? Was het misschien de enige optie? Je hebt namelijk geen inzicht in wat de mogelijkheden zijn en van welke merken.” Ahrend neemt naar eigen zeggen contact op met de besteller als er meerdere mogelijkheden zijn, maar dat is in het geval van de Universiteitsraad niet gebeurd.

De lijst met merken is dus wel bekend bij de contractmanagers van de EUR en bij Ahrend, maar niet bij de EUR-medewerker die de bestelling doet. Een woordvoerder van de universiteit zegt hierover: “We kunnen ons voorstellen dat dit enige verwarring opleverde. Offerteaanvragen voor meubilair uit het overige assortiment worden normaal gesproken altijd inhoudelijk door Ahrend met de aanvrager binnen de EUR besproken, alvorens er een offerte voor wordt opgesteld”, benadrukt de woordvoerder van de Erasmus Universiteit. “Daarnaast kunnen medewerkers altijd contact opnemen met de dienst Real Estate & Facilities als ze vragen hebben rondom bestellingen of als ze andere behoeften hebben dan waarin het huidige aanbod voorziet. Als een werknemer meer wil weten over de keuze voor een product of assortiment dan kan je dat gewoon navragen bij de contractmanagers”, benadrukt de woordvoerder van de Erasmus Universiteit.

Leden van de universiteitsraad zeggen dat ze niet op de hoogte zijn van de optie om navraag te doen bij de contractmanagers, ook in de handleiding ‘bestellen van kantoormeubelen’ die voor werknemers op het intranet te vinden is wordt deze mogelijkheid niet vermeld.

“Ik vind het opmerkelijk” zegt Hans van den Berg. “Er zijn op de EUR vaker aanbestedingen geweest die vragen opriepen. Als je hoort wat er bij het inkoopproces van de Universiteitsraad onduidelijk was, roept dit de vraag op hoe dit universiteitsbreed gaat.” De voorzitter van de Universiteitsraad wil dit na de coronacrisis met de raad te bespreken, zij kan dan besluiten om verdere opheldering te vragen bij het College van Bestuur.